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La Tana_Family Bike Resort
LIFE in MOTION...
EVENT
ENDAS FESTIVAL
Il grande evento outdoor:
MTB, sport, community,
turismo esperienziale e culturale, party…
LA MISSIONE
In un unico evento: rider di MTB, appassionati di multidiscipline outdoor, accompangatori e famiglie…
L’Endas Festival è un mega party dello sport outdoor concepito per unire momenti di sport a contatto con la natura al turismo sportivo e culturale itinerante.
Un weekend dinamico pensato per coinvolgere atleti di MTB, appassionati di ogni livello, donne e famiglie in un contesto inclusivo ed ecosostenibile.
Un evento dedicato principalmente al settore MTB, dove saranno presenti anche le altre discipline “Endas outdoor” , che sosterrando ed arricchiranno l’evento, dando a tutti i partecipanti la possibilità di conoscere e provare nuove esperienze.
MTB-EMTB _ Bushcraft _ Gravel _ Yoga _ Town Tour _ Trekking
IL RITROVARSI
Un evento,
una terapia sociale…
IL FORMAT
L'area paddock:
“ ENDAS ARENA ”
Un evento non solo di MTB, ma inclusivo: unisce più discipline outdoor in un’unica location, la ENDAS ARENA, dove coesisteranno attività di mondi apparentemente diversi, uniti da passione, voglia di vivere all’aria aperta, giochi e divertimento.
MTB RIDE & RACE
BUSHCRAFT
GRAVEL
Riding in trail area, RACE di URBAN DH o ENDURO, un format mai visto che metta al centro anche la coppia (CONCEPT: gara serale + coppie: uomo/uomo, uomo/donna)
Un base camp dedicato, il mondo del bushcraft immerso in un evento multidisciplina (CONCEPT: seprimentare e far vivere l'esperienza anche agli ospiti)
Un raduno di disciplina per condividere sentieristiche di TRAIL AREA ENDURO (CONCEPT: evento gravel con traccia che interseca trail area e condivida start event)
YOGA/PILATES
Town Tour
Trekking
Un'esperienza spirituale immersi in un contesto naturalistico suggestivo (CONCEPT: lezione di yoga/pilates nel bosco da reggiungere in MTB o TREKKING)
Onorare i luoghi dedicandosi alla scoperta del territorio che ci accoglie (CONCEPT: traccia city tour a piedi e in bici con tappe enogastronomiche, campo scuola bambini)
Esplorare i luoghi suggestivi che circondano la event arena (CONCEPT: traccia percorso trekking dal Town Tour al bosco)
LA SOSTENIBILITA'
SOSTENIBILITA' AMBIENTALE
Un dovere,
uno stile di vita…
Evento in linea al piano d'intesa
CARTA VERDE, strategie ed organizzazione logistica per un evento sostenibile.
LOW PLASTIC
ECO MOBILITY
DIFFERENZIATA
Food & Beverage no plastic, borraccia REFILL EVENT con punti di ricarica.
Location evento raggiungibile in treno, CARPOOLING e raccolta dati per raggruppamento partecipanti in flotte di viaggio.
Punti di raccolta rifiuti differenziata efficace con impiego di bidoni in cartone e sacchi eco.
PARTNERSHIP “FREE FEE”
AZIENDE E BRAND DI SETTORE
Saranno coinvolte aziende del mondo MTB ed OUTDOOR per:
allestimento in ENDAS ARENA, esposizione di prodotti, test on trails.
Partecipazione gratuita, tutti i costi logistici e viaggio a carico del BRAND in cambio di:
STAND ESPOSITIVO
MEDIA
TALK
Allestimento gazebo in area espositiva ENDAS ARENA
Contenuti MEDIA (15 FOTO + 1 REEL) realizzati nel weekend event
Partecipazione al TALK LIVE FESTIVAL
(trasmissione diretta festival del venerdì, diffusa su social media ufficiali dell'evento, con TAG + COLLABORATE del brand)
LA COMUNICAZIONE
SAVE THE ECONOMY
ELITARIO
LOW BUDGET
ORDER
Internalizzare il processo, operare con risorse interne, appaltare e dirigere.
Un gruppo ristretto di persone selezionate per perseguire l'obiettivo.
Pochi a pensare ! ! !
Ottimizzare risorse da destinare ad attivita di PR
Appaltare ciò che si è impossibilitati ad internalizzare, dettando direttive precise con relativa direzione satellite
WE CAN DO…
IL BUDGET
PARLIAMONE
LO DECIDIAMO NOI
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MEDIA ELEMENTS
SITO WEB
Sito web vetrina dell'evento, punto focale per comunicati ufficiali, integrato con social, ricollegato a sito ENDAS per tesseramenti, ricollegato a sito ENDU per cronometraggio e segreteria
Shooting foto/video per sito WEB + social, video teaser PRE Evento.
Da mettere a bilancio STAFF MEDIA da ingaggiare per l'evento (collab ClaudioG)
GRAPHIC
SOCIAL MANAGER
Gestione social integrale, pre/post evento, calendario strutturato,
Gestione grafiche evento, materiale pubblicitario, locandine, postproduzione foto/video, materiale consumabile personalizzato evento (frecce, cartellonistica, ecc)
MERCHANDISING
STAMPA
Gestione campagne pubblicitarie social, articoli su riviste di settore, reposting contenuti social, comunicati stampa.
Creazione linea di MERCH MEMORIAL: abbigliamento, gadget event (portachiavi, bracciali, parafanghi MTB, ), borraccia REFILL EVENT
AMBASSADOR
EVENT CREW
Parternship con aziende, riviste, personaggi social. Previsione di budget da destinare a tale scopo.
Gestione CREW di lavoro: allestitori, addetti a logistica, tuttofare,
IL FARE
BRAIN STORMING
Note organizzative, ruoli, cose da fare…
NOME EVENTO
???
DATA EVENTO
Individuare weekend preciso con piano B su weekend successivi vicini
PROGRAMMA EVENTO
Scrivere programma evento dettagliato, STAFF dal mercoledì/giovedì per alletimento, BRAND dal venerdì per allestimento e per TALK serale,
MAPPE INTERATTIVE
- Trail Area
- Traccia GRAVEL
- Traccia TREKKING
- Traccia TOWN TOUR
- Traccia Yoga/Pilates
- Traccia BUSHCRAFT
- Traccia RACE
- ENDAS ARENA
- Area camping e Camper
SU SITO WEB
- FORMS per prenotazione area gazebo
ISCRIZIONI EVENTO & RACE + tesseramento ENDAS
Cronometraggio e segreteria iscrizioni (quote: evento suddivisa per ogni tipoligia, evento MTB + estrazione telaio, gara).
Differenziare quote di iscirzione e definire costi.
Se la gara e interna ad ENDAS produrre regolamenti Enduro + eBike + Enduro Urban.
Getire tesseramento ENDAS, trasferire tesseramenti su sito ENDAS, esportare lista tesserati per controllo incrociato ENDU degli iscritti ad evento(ulteriore controllo a ritiro pacco gara evento)
LOCATION (TOSCANA)
- Massa Marittima:
PRO: trail area nota adatta a tutti, conoscenza politico locale ed istutizioni buona, staff organizzativo locale, location con spazi adatti (area paddock, campo bushcraft/camping, percorso urban, strutture recettive)
CONTRO: paddock a valle del paese obbliga a 2 aree eventi (paddock+URBAN), 20m di distanza stazione treni (Follonica), non su costa Grossetano/Laziale, ristorazione/street food da esternalizzare
- Porto Santo Stefano:
PRO: trail area nota tutti, paddock in posto suggestivo in riva al mare, vicinanza a stasione FS di Orbetello, conoscenza politico locale ed istutizioni buona, staff organizzativo locale, location con spazi adatti (area paddock, campo bushcraft/camping in base militare, percorso urban, strutture recettive, ristorazione/street food)
CONTRO: età media gruppo di lavoro alta
- Castiglione della Pescaia:
PRO: trail area nota adatta a tutti, conoscenza politico locale ed istutizioni buona, staff organizzativo locale, location con spazi adatti (area paddock, campo bushcraft/camping, strutture recettive, ristorazione/street food)
CONTRO: percorso urban ???, distanza stazione treni (Grosseto)
- Campiglia Marittima:
PRO: trail area nota adatta a tutti, vicinanza a stasione FS di Campiglia Marittima,conoscenza politico locale ed istutizioni buona, staff organizzativo locale, location con spazi adatti (area paddock, campo bushcraft/camping, percorso urban, strutture recettive, ristorazione/street food)
CONTRO: paddock al centro del paese difficile su 3 giorni(alternativa campetto), non su costa Grossetano/Laziale
REFERENTI PER DISCIPLINA
Individuare Resonsabili da associare ad ogni disciplina o attività da svolgere. Saranno loro l'intefaccia col gruppo di lavoro MASTER dedicato e diretti esecutori del format previsto.
OSPITALITY
Strutture ricettive, consorzi e servizi per atleti, famiglie e turisti, area camping per tende e camper, servizi igienici, punto carico acqua camper, ProLoco
Sicurezza e autorizzazioni
Documentazioni propedeutiche presso Comune (piano di sicurezza), prefettura, ambulanza e soccorsi
BRAND DI SETTORE da coinvolgere
Double3, Vittoria Tires (gadget pacco gara, premi), FT Pro (borse evento), Biotex (maglia evento, premi), 8 Degree Pedal (premi), Quidrez (premi), Chamelon Skin (premi), 4 Guimp (premi), Massigen integratori (pacco gara, premi), MONO BRAND di bici (estrazione telaio lotteria, da aggiungere quota estrazione ad iscrizione: Pedroni, Olympia, Whistle… ), acqua evento Sorgesana/Nerea, Giorgia per maglie e merchandising,
LOGISTICA
Materiale a supporto dell'evento:
- Gazebi organizzazione 💲
- Noleggio RADIO + PONTE RADIO 💲
- Tavoli e panche da campeggio per paddock 💲 (verificare disponibilità di tavoli sagra free)
- Gonfiabile organizzazione 💲
- Banner TNT 💲
- Fettuccia BIO 💲
- Palco 🆓
- Transenne 🆓
- Allestimento PALCO 💲
- Bandiere 💲
- Service Audio (desk, casse+stativi, microfoni, luci) 💲
- Pacco GARA 🆓 Brand Product _ 💲Sacca, brochure e gadget ENDAS
- Dj SET 💲
- Street FOOD da assoldare 🆓
- Food area da strutturare (inclusa in VAN FOOD/gestione comune) 🆓
- Punti ristoro su tracce e trails (🆓 prodotti sponsor 💲frutta)
- No Plastic Food & Beverage 💲
- Bidoni per raccolta differenziata in cartone + Sacchi ECO 💲
- Braccialetti per riconoscimento iscrizione evento (differenziati per colore in base alla tipologia di iscrizione) 💲
- WC chimici
STAFF
Per weekend evento
- 1 Dj
- 2 fotografi (1 per REPORTAGE ed 1 per ACTION)
- 2 operatori video (1 per REPORTAGE ed 1 per ACTION)
- ??? Allestitori
- ??? Addetti alla logistica
- ??? Tuttofare
- Istruttrice yoga/pilates